Desember 2020Serba Serbi

Agar Rapat Virtual Jadi Lebih Profesional

Pandemi COVID-19 tidak kemudian membatasi ruang gerak kita dalam bekerja, menuntut ilmu, menambah wawasan, hingga bersosialisasi.

Jika sebelum pandemi kita kerap melakukan pertemuan dan rapat secara tatap muka, sekarang kegiatan tersebut terpaksa dibatasi demi keselamatan dan kenyamanan bersama. Berbagai kegiatan dan pertemuan sebisa mungkin dialihkan secara virtual via internet. 

Survei Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet (APJII) pada semester II tahun 2020 mamaparkan, terdapat peningkatan porsi pengguna internet di Tanah Air, dari 64,8% menjadi 73,7% terhadap total populasi yaitu 266,9 juta penduduk. Pulau Jawa memberikan kontribusi terbesar. 

Rapat daring (virtual) menjadi solusi dan menjadi kenormalan baru saat ini, dan sangat mungkin akan tetap dilakukan pada masa-masa mendatang. 

Namun, meski dilakukan secara daring, kita perlu tetap tampak profesional. Berikut ini tips dari Joseph Liu, pembicara sekaligus konsultan karier dan personal branding sebagaimana dilansir forbes.com.

Kondisikan ruang kerja profesional 

Bekerja dalam ruangan hening dan beralaskan karpet. Jika ruang kerja kita kosong dan tidak beralaskan karpet, maka dapat menghasilkan suara yang menggema. Ruang beralas karpet dan perabot yang lembut dapat mendukung audio ketika melakukan rapat daring.  Namun, jika tidak memiliki karpet, dapat menaruh keset atau alas lantai dan beberapa bantal di sekitar untuk menahan gema dan menciptakan suara yang lebih hangat. 

Gunakan latar belakang netral. Hindari latar belakang yang mencolok sehingga dapat mengalihkan perhatian. Gunakan latar belakang netral seperti warna putih atau abu-abu. Selain itu, bisa juga menggunakan latar belakang rak buku atau tanaman. 

Penerangan yang cukup. Ruangan yang temaram membuat kesan kurang profesional. Untuk itu, pastikan meja kerja memiliki pencahayaan yang kuat, tetapi tidak menyilaukan.

Pastikan persiapan teknis dengan baik 

Cek dan ricek perangkat yang  digunakan.Terkadang gangguan teknis tidak dapat sepenuhnya kita hindari. Namun, bisa diantisipasi dengan melakukan persiapan di awal untuk dengan mengetes kesiapan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, mulai dari kejelasan suara, gambar, jaringan internet, dan lain-lain. 

Posisikan webcam sejajar dengan mata. Biasanya orang menempatkan laptop di atas meja saat melakukan rapat daring. Namun, seringkali posisi webcam condong miring ke atas sehingga kamera akan lebih fokus pada muka bagian bawah dan hidung, alih – alih tatapan mata. Oleh karena itu, pastikan kamera sejajar dengan mata agar terkesan kita duduk di meja yang sejajar. Cara termudah adalah dengan menaruh laptop di atas tumpukan buku atau kotak. Selain itu, perlu diingat, ketika berbicara, mata menatap ke arah webcam

Gunakan mikrofon yang baik. Biasanya komputer dan laptop sudah dibekali dengan mikrofon internal yang cukup baik memadai untuk digunakan saat virtual meeting. Namun, ada kalanya kualitas mikrofon eksternal lebih baik dari pada yang sudah tertanam dalam perangkat. Oleh sebab itu perlu dapat mempertimbangkan menggunkanan mikrofon eksternal agar suara kita lebih jelas.

Ciptakan rapat daring yang lebih nyata

Berbusana dengan pantas. Jika sedang mengikuti rapat yang menggunakan audio tanpa visual, kita mungkin merasa tidak terlalu mempedulikan penampilan diri. Bisa menggunakan pakaian rumah seadanya. Namun, berbusana secara layak merupakan sebuah keharusan. Bahkan sangat disarankan kita mengikuti rapat daring dengan pakaian seakan-akan kita megikuti rapat secara tatap muka. Hal tersebut memengaruhi psikologis kita agar lebih serius dan professional, khususnya ketika berbicara dan berinteraksi dengan yang lain. 

Matikan notifikasi. Hindari hal-hal yang bisa mengalihkan perhatian ketika sedang mengikuti rapat daring. Gangguan kecil dapat berupa  pop-up notifikasi pesan, belanja online, dan lain sebagainya. Hal tersebut dapat merepotkan, terlebih jika kita sedang berbagi layar dengan peserta lain. 

Hindari multitasking. Hindari melakukan hal lain ketika sedang melakukan rapat daring, seperti membalas email, membuka media sosial, dan belanja online. Walaupun kita seorang multitasker yang andal, tapi hal-hal lain di luar rapat dapat menganggu memahami pesan.

Utami Widyasih

Abdi Negara, Ibu satu anak, Gemar memasak

Artikel Terkait

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to top button