Perjalanan Panjang Unit Kearsipan Kementerian Kesehatan
Potret - 150 view


Di Kementerian Kesehatan, berdasarkan Permenkes 64 Tahun 2015 pasal 116 pengelolaan arsip berada di Biro Umum. 

Di bawah koordinasi Biro Umum, perkembangan kearsipan sangat pesat dalam beberapa tahun belakangan ini. Jika sebelumnya Unit Kearsipan dianggap sebagai tempat mengurus kertas surat serta dokumen tua dan berdebu, di masa kini pengelolaan kearsipan telah menjadi salah satu pekerjaan yang membanggakan.

Perkembangan pengelolaan kearsipan di Kementerian Kesehatan telah menunjukkan peningkatan yang begitu signifikan, merangkak pelan namun pasti menuju puncak.

Berawal dari kegelisahan pimpinan saat mendapatkan laporan mengenai besarnya volume arsip di lingkungan Kementerian Kesehatan, sementara Biro Umum belum memiliki tempat penyimpanan/records center yang memadai. Setelah berkonsultasi dengan lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan dukungan dari pimpinan, akhirnya diputuskan untuk memindahkan records center Kementerian Kesehatan yang selama ini berlokasi di lantai 7 Gedung Adhyatma untuk dipindahkan ke salah satu gudang milik Kementerian Kesehatan yang ada di Percetakan Negara. Walau gudang yang diperuntukkan sebagai ruang penyimpanan arsip tersebut masih jauh dari kata layak, namun Biro Umum tetap berupaya ‘menyulap’-nya menjadi sebuah Records Center.

Renovasi Record Center dimulai di awal tahun 2014, perlahan namun pasti Biro Umum melakukan pembenahan di sana-sini demi mewujudkan sebuah Records Center yang masuk kategori layak. Hingga akhirnya pada 27 Februari 2015, dilakukan Soft Launching Records Center Kementerian Kesehatan dengan luas ruangan 60 x 15 meter.

Setelah soft launching, pembangunan terus dilakukan, hingga akhirnya pada tahun 2016 Records Center Kementerian Kesehatan di Kawasan Perkantoran dan Pergudangan Kementerian Kesehatan RI, Jl. Percetakan Negara II No. 23, secara resmi dioperasikan. 

Di awal tahun 2018, Menteri Kesehatan Nila F Moeloek didampingi Kepala ANRI Mustari Irawan membuka dan meresmikan Gedung Dr. Soejoto, sebagai Records Center Kementerian Kesehatan. Rencananya gedung tersebut akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif di lingkungan Kementerian Kesehatan. 

"Arsip yang tercipta sebagai konsekuensi logis dari pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Kesehatan harus dikelola dengan efektif dan efisien sesuai dengan pedoman yang telah disusun. Seperti yang diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan," tutur Menkes dalam sambutannya. 

Menkes berharap, di tahun-tahun mendatang arsip-arsip inaktif Kemenkes secara rutin dapat dipindahkan ke ANRI sebagai arsip statis untuk diselamatkan dan dimanfaatkan sebagai bahan referensi dan penelitian yang terkait dengan sektor kesehatan.

Deretan Prestasi 

Bicara mengenai prestasi, Unit Kearsipan Kementerian Kesehatan memiliki daftar panjang sejak tahun 2011 hingga saat ini.

Perjalanan panjang menuju pengelolaan kearsipan terbaik dimulai saat salah satu tenaga arsiparis Biro Umum, Rina Kusnurwanti, berhasil meraih Juara Harapan II Lomba Arsiparis Teladan Tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Prestasi yang sangat membanggakan. 

Selanjutnya, di tahun 2014 dan 2015, secara berturut-turut Kementerian Kesehatan mendapatkan penghargaan atas upayanya dalam Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang Bernilai Guna Pertanggungjawaban Nasional bagi kehidupan Bermasyarakat Berbangsa dan Bernegara, dalam bentuk penyerahan Arsip Statis. 

Salah satu kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh Lembaga ANRI antara lain adalah Lomba Unit Kearsipan Tingkat Nasional. Penghargaan bergengsi tersebut diperebutkan oleh seluruh Kementerian dan Lembaga di Indonesia. 

Di tahun 2015, Kementerian Pekerjaan Umum meraih Juara I dan dinobatkan sebagai unit kearsipan terbaik, sementara posisi Juara II diraih oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Sementara Kementerian Kesehatan harus cukup puas berada di posisi Juara III.

Pada tahun 2016, Lomba Unit Kearsipan Tingkat Nasional kembali digelar. Pada kesempatan tersebut, Kementerian Kesehatan lagi-lagi menempati posisi ke-3. Juara I diraih oleh Unit Kearsipan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, sementara posisi puncak diduduki oleh Unit Kearsipan Kementerian Pertanian.

Tidak berputus asa, Unit Kearsipan Kementerian Kesehatan terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dengan cara memenuhi berbagai indikator, antara lain memenuhi jumlah satuan kerja di Kementerian kesehatan yang telah melakukan pengelolaan kearsipan sesuai dengan pedoman kearsipan.

Puncak prestasi Kementerian Kesehatan di bidang kearsipan dicapai pada tahun berikutnya, di tahun 2017. Kerja keras Unit Kearsipan terbayar lunas saat Kementerian Kesehatan dinobatkan sebagai Unit Kearsipan Kementerian Terbaik Nasional pada gelaran ANRI AWARD 2017. Posisi kedua diduduki oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, sementara Peringkat ketiga diraih oleh Kementerian Luar Negeri. 

Penghargaan ANRI Award 2017 diserahkan secara langsung oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Asman Abnur kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan RI, dr. Untung Suseno Sutarjo, M.Kes.

''Bagi kami, arsip itu merupakan sesuatu yang sangat penting dan berharga. Karena itu, penghargaan ini merupakan suatu kebanggaan, dan memacu kita agar tetap baik dan lebih baik lagi ke depannya,” tutur Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan RI, dr. Untung Suseno Sutarjo, M.Kes, pada kesempatan tersebut.

Pencapaian ini luar biasa, mengingat sebelumnya unit pengelolaan arsip Kementerian Kesehatan selama dua tahun sebelumnya menduduki posisi ke-3. 

Prestasi Kementerian Kesehatan di bidang kearsipan bertambah saat meraih peringkat pertama untuk kategori sangat baik berdasarkan hasil pengawasan kearsipan tahun 2018. Penghargaan diberikan oleh Kepala ANRI Mustari Irawan kepada Robert Johan Pattiselano yang mewakili Sekjen Kemenkes pada acara Rapat Koordinasi Nasional Pengawasan Kearsipan Tahun 2019, 27 Februari 2019 di Padang.

Selain Kemenkes, kementerian lain yang mendapatkan penghargaan untuk kategori sangat baik adalah Kementerian Sektretariat Negara sebagai peringkat kedua dan Kementerian Lingkungan Hidup sebagai peringkat ketiga.

 “Hal tersebut sangat membanggakan karena Kementerian Kesehatan mampu menyelenggarakan kearsipan dengan baik begitu juga pengelolaan sumber daya kearsipan sesuai dengan peraturan perundangan,” kata Sekjen Kemenkes Oscar Primadi. 

“Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik,” kata Sekjen dalam sambutannya di acara Kearsipan Nasional di Bali pada bulan April 2019 lalu.

Apa itu GNSTA?

Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) adalah upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017.

Kementerian Kesehatan telah melaksanakan pencanangan GNSTA melalui penandatanganan komitmen mendukung GNSTA oleh para Pimpinan Unit Utama di Lingkungan Kementerian Kesehatan, pada 5 Mei 2017. Pencanangan tersebut dilaksanakan bersamaan dengan Rapat Koordinasi Pimpinan Paripurna, sehingga semua pimpinan eselon I dan eselon 2 yang terpilih hadir pada pencanangan tersebut.

Pada acara tersebut juga dilaksanakan Penyerahan Arsip Statis Kementerian Kesehatan dari Menteri Kesehatan kepada Kepala ANRI. 

Untuk lebih memahami GNSTA, berikut adalah sembilan langkah pelaksanaan GNSTA di lingkungan Kementerian Kesehatan.

Bergelut di Bidang Arsip, Kenapa Tidak?

Setelah mengetahui begitu pentingnya kearsipan dan prestasi yang diraih oleh Kementerian Kesehatan di bidang tersebut, layaklah jika kemudian dibutuhkan lebih banyak pegawai tenaga arsiparis. 

Pekerjaan arsiparis apa saja?

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017, yang menjelaskan bahwa Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu diduduki oleh Arsiparis PNS yang mempunyai ruang lingkup fungsi, dan tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip menjadi informasi publik pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan Perguruan Tinggi Negeri.

Pengelolaan kearsipan termasuk pengelolaan arsip statis, aktif, inaktif, penyusutan, arsip dinamis, pemusnahan arsip, pemberkasan, dan banyak lagi. Dapat disimpulkan bahwa tugas arsiparis sesungguhnya begitu vital dalam sebuah instansi. 

Di Kementerian Kesehatan saat ini jumlah tenaga arsiparis baru ada 44 orang, sementara berdasarkan rumusan Biro Umum, dengan mempertimbangkan beban kerja, maka dibutuhkan sekurang-kurangnya 220 tenaga arsiparis untuk menangani pengelolaan kearsipan di lingkungan Kementerian Kesehatan apabila tersebar merata di setiap Satker dan UPT.

Gambaran trend jumlah tenaga kearsipan Kementerian Kesehatan 2015 – 2019

Gayung bersambut, dengan keluarkan Permenpan RB mengenai Inpassing, seluruh pengelola arsip yang belum menjadi fungsional arsiparis diusulkan oleh  satker masing-masing untuk inpassing. Akhirnya Biro Umum telah melakukan inpassing kolektif 3 tahap dengan jumlah total 200 calon Arsiparis telah mendapat rekomendasi dari ANRI. 

Berminat menjadi fungsional arsiparis? Boleh menghubungi sekretariat Unit Kearsipan Kementerian Kesehatan di Biro Umum, lantai 4, Gedung Dr. Sujudi karena inpassing masih dibuka sampai April 2021.

Salam Bugar! Budayakan Gerakan Tertib Arsip!

 

Penulis : Dewi Indah Sari 

Editor : Prima Restri


Index ePaper Download PDF ePaper